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May 2, 2025

Diese 7 Prozesse sollten Sie im Unternehmen sofort digitalisieren

Viele Unternehmen wollen digitaler werden, wissen aber nicht genau, wo sie anfangen sollen. Die Antwort: Dort, wo es schnell spürbare Effekte gibt. Einige Prozesse verursachen besonders viel manuellen Aufwand, sind fehleranfällig oder schwer nachvollziehbar. Genau hier steckt das größte Potenzial für Effizienz, Transparenz und Entlastung.

Direkt messbarer Nutzen: Mit JobRouter und unseren Templates lassen sich viele dieser Prozesse in kurzer Zeit digital abbilden – und bei Bedarf individuell erweitern.

1. Rechnungsfreigaben automatisieren

Papierbasierte Rechnungsprüfungen sind langsam, intransparent und binden unnötig Ressourcen. Ein digitaler Workflow ermöglicht:

  • automatische Weiterleitung nach Betrag, Projekt oder Abteilung
  • Erinnerungen bei Fristüberschreitungen
  • revisionssichere Dokumentation
  • Übergabe ans ERP-System

2. Urlaubsanträge digital abbilden

Klingt banal – spart aber enorm viel Zeit. Digitale Abwesenheitsanträge schaffen Klarheit und vermeiden Rückfragen:

  • Kalenderübersicht & Vertretungsregelung
  • automatische Genehmigung durch definierte Instanzen
  • Einbindung von Teamleitern und HR

3. Dokumentenmanagement zentralisieren

Verträge, Vereinbarungen, Freigaben oder interne Richtlinien: Dokumente sind oft über verschiedene Speicherorte verteilt. Ein digitales DMS schafft Ordnung:

  • einheitliche Struktur und Versionierung
  • Rechte- und Zugriffskonzepte
  • schnelle Suche & transparente Historie

4. Aufgabenverteilung digitalisieren

In vielen Unternehmen werden Aufgaben noch per E-Mail oder Zuruf vergeben – ohne Priorisierung, Nachverfolgung oder Verantwortlichkeit. Mit digitalen Workflows:

  • klare Aufgabenverteilung und Deadlines
  • automatische Erinnerungen und Statusübersichten
  • transparente Zuständigkeiten

5. Vertragsdaten automatisch verwalten

Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungen: Werden diese manuell verwaltet, entstehen leicht Risiken oder Mehrkosten. Mit digitaler Unterstützung:

  • automatische Erinnerung an Fristen
  • zentrale Übersicht aller Vertragsarten
  • Integration von Scans und Originaldateien

6. Zeiterfassung vereinfachen

Einfache, mobile und sichere Erfassung von Arbeitszeiten ist für viele KMU essenziell – besonders mit Blick auf Gesetzgebung und Fairness. Ein digitaler Prozess ermöglicht:

  • Eingabe über PC, Tablet oder Smartphone
  • automatische Berechnungen und Regeln
  • Integration mit Abwesenheiten oder Projekten

7. Onboarding digital gestalten

Ein strukturierter Einstieg für neue Mitarbeiter verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch das gesamte Erlebnis. Ein digitaler Onboarding-Prozess:

  • führt neue Mitarbeitende durch alle relevanten Schritte
  • bindet HR, IT, Teamleiter und Fachbereiche ein
  • automatisiert Aufgaben, Berechtigungen und Dokumentenzugriff

Fazit: Schnell starten, sofort profitieren

Diese sieben Prozesse sind ideale Startpunkte für die Digitalisierung. Sie bieten klaren Mehrwert, sind praxisnah umsetzbar und steigern die Effizienz in kurzer Zeit. Mit JobRouter und den passenden Templates setzen wir diese Prozesse gemeinsam mit Ihnen um – schnell, skalierbar und individuell erweiterbar.

Bereit für den nächsten Schritt? Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit kleinen Änderungen große Wirkung erzielen.

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